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確定申告の書類整理と申告後の片づけ方・レシート保管について。常にラクな方法を探す♪

2024-02-16

申告ソフトを使って作成している確定申告書は、2月16日の本日 提出が完了しました!
令和5年分です。

提出期間初日に提出できるなんて 我ながら驚いています。
本日、記事を更新します。


~風が抜ける住まいを提案~
 
「風空感 かぜくうかん」飯田由美子 いいだゆみこです。ご訪問ありがとうございます。佐賀県でお部屋の片付け作業や 片付けセミナーをしています。

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簡単ながら、私の確定申告に関する書類整理について書き留めます。

これは あくまでも..ずぼらな私の方法です。
いつもながらザックリです。

 

領収証は月ごとにホチキス止め

領収証(レシート)は、月ごとに分けます。

月ごとに分ける私のメリットは..
考えないでサクサク進むこと。

数字って大人も子どもも間違えようがないですよね。
誰にでも考えないでできる方法で、たとえ1年放置している領収証でも サクサクと分けられます。

もう1つのメリットは..
複数の袋やファイルを、初めから複数作る必要がないこと。なぜなら、この方法だと 袋やファイルはひと月に1つしか増えないからです。

10年前に働いていた職場では、領収証は科目ごとに1枚1枚ノートに貼り付け保存してありました。

私は 当時はその方法が正当だと思っていました。なぜなら、その方法しか見たことがなかったからです。

領収証もバインダーなどに貼る必要はないと 今は知ってはいますが、起業した頃は心配で以前の職場のように貼っていました..

⇩ 前の綴じ方


よくよく考えてみると、心配に及ばず 領収証を見直すことは数年経ってもありません。
なにせ収支を付けているのですから見るのはそっちです。

今は、ひと月分を日付順にホチキス留めしているだけ。


なぜホチキスで留めるかというと..
バラバラのレシートを入力するよりも 束になったレシートをめくりながら入力する方法が、早くて安心だからです。

机から離れた時に 薄い紙はぴらぴらと飛んだりしませんか? 管理もしやすいです。

実は、レシートを1枚づつ微妙にずらして留めているんです。

 

それは 入力する前に..
「この月は、現金経費が多いな。少ないな。」などと目で確認したいからです。
入力漏れがある場合も 気が付きやすいかもしれません。

そして…
入力が済んだ領収証の束の前面に、全面粘着の付箋を貼り「○年○月」と書いて チャック袋に1年分まとめて保管します。
ザックリ♡

知人は、ホチキス留めはせず月ごとに袋に入れてるそうです ^^

 

唯一、手書きするもの

ひとまず手書きするものがあります。
それは、按分する携帯電話料金ガソリン代車両に掛かる費用です。

ミスを防ぐためです。

 

申告ソフトへの入力

今は申告ソフトを使っているのでラクですが、起業した年はエクセルで収支を算出していて いろんなことが残念だったように思います。

では、私の確定申告書類作成方法を書きます。※もちろん 最適な方法ではありません。

 

まず、ホチキス留めした領収証を申告ソフトに入力します。
さらに通帳の経費や売上なども入力します。

申告ソフト(※使っているのは、やよいの青色申告オンライン) に入力するだけで、勝手に計算してくれます。
簡単に「青色申告決算書」は出来上がります。本当に有難いです。

 

⇩ は、国税局から送ってきたの青色申告決算書です(※参考のため挙げております)。複写式です。

 

昨年までは…
「確定申告書B」「損失申告用」「所得の内訳書」の作成ができませんでした。私が分からなかったからだと思います。


ですから、国税庁のHPからPDF様式をダウンロードしパソコンで入力していました。

⇩ は、国税局から送ってきた確定申告書B所得の内訳書です(※参考のため挙げております)。同じく複写式です。



手元に国税局から送ってきた様式があるのに わざわざPDF様式をダウンロードした理由は、自分の残念な手書きの書類を保管したくなかったからです。
さらには 複写式は汚れるし↷↷

 

令和4年分は、全て申告ソフトでラクラク書類が完了しました◎

「所得の内訳書」は、本業以外の利益を計上しています。
「本業以外の所得がありますか?」の問いに、「はい」と答えると入力する様式が現れます。
難しいことは一切ありません♪

 

令和5年分も 全て申告ソフトでラクラク書類が完了しました。
今回はインボイス登録をしたため、様式が増えたようです。

 

といっても
「はい」「いいえ」に答えるだけで、ソフトが計算してくれるので助かっています。

請求書区分は、ソフトが自動で10月(インボイス開始) からの区分を「適格」かどうかを選択させてくれます。それをクリックするだけ!

難しいことは分からなくても、書類は出来上がります♪

 

確定申告後の紙データ保管

確定申告後は、提出書類はスライドレールファイルにまとめて綴じます。

⇩ スライドレールファイル


他には、申告ソフトが出してくれる「仕訳帳(売上&経費)も印刷して一緒に綴じます。

▪提出済み書類(控え)
▪仕訳帳

▪領収証チャック袋のまま

を、B4ジッパーファイルに入れて完了です。ホッとする瞬間です♪

 

B4ジッパーファイルは、A4サイズより一回り大きめ👀
ダイソーのものです。(※保管だけを考えれば A4でも充分かとは思います



ファイルに余裕があるので、書類を見返したい時でも 直ぐに見つかります☆

 

このB4のジッパーファイルでの保管
2019年分の確定申告が終わったら、他の年も統一しようと思っていた方法です。

 

日々溜まる領収証は、ぽい投げ!

日常では 領収証はバインダーで一時保管します。

実は、お気に入りのバインダーを持っていて..


このバインダーに、穴をあけたクリアファイルを綴じます。

その 穴を空け綴じたクリアファイルに

▪通常の領収証
▪車に掛かる領収証
をぽいっと入れるだけ。


ざっくり過ぎですが
▪光熱費
の項目まで入れ 3つに分別。

3つに分ける理由は..
▪紙媒体のレシートは多くないから、一まとめでよい。
▪車両費は、算出法が違う(按分する)
▪光熱費は申告には関係ないが、毎月ポストに入っているから何となく。

養生テープを、ラベリング代わりに使っています ^^
幅広だから、ギュッとつかんで広げて領収書を入れます。


さらに ファイルボックスの中に
このバインダーの開き口を上に向け入れ、領収書が来るまでスタンバイ。


カンタンですよね。

お財布に入れたレシート、領収証を 定期的に2つのいずれかのファイルに投げ込むだけ。

1年放置したとしても 業務の領収書は投げ込んでさえいれば安心。
※業務に関係のない領収書は そもそもお財布に入れません。すぐさま処分です。

 

バインダーの指定席は、毎日開け閉めする押入れの腰の位置(ゴールデンゾーン)です。
楽ちん♪

 

増えてきた書類は寝室で保管

増えてきた処理済み確定申告書類は、新しい場所に仕舞いました。

それは寝室クローゼットの天井あたり。
横には寝具もあります ^^

 

以前は 隣の部屋に紙モノをまとめていましたが、実は 私の仕事部屋は寝室と兼用。

移動したことによって…
⑴隣に行って電気をつける。
⑵暑かったり寒かったりする中で書類を出す。
⑶電気を消す。
手間が減りました。

収納の見直しって大切ですね♪

令和5年分はパープルです。

保管方法については、他のラクな方法が見つかれば こちらにまた追記をします。

申告ソフトを使うと言っても、入力は自分でしなければなりませんから 月1のペースで コツコツと入力するのが一番ですよね ^^

 

以上が、申告書類整理の概要でした。
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。

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